დროის მენეჯმენტი, რიტმი, რომლითაც მრავალი ჩვენთაგანი ცხოვრობს, ძნელად თუ იქნება მშვიდი და განსაზღვრული. დროის უკმარისობა საერთო პრობლემაა, რომელთან გამკლავებაც ყველას არ შეუძლია. როდესაც საუბარია ეფექტურობასთან, “არ ვიცი მეყოფა თუ არა დრო”, ნამდვილად შეუსაბამო გამონათქვამია.
ემოციური დაძაბულობა ბლოკავს საღ აზროვნებას, რასაც ძლიერ გადაღლილობამდე და აპათიამდე მივყავართ. ამიტომ, რომ არ გახდეთ სტრესის ან უარესი, ქრონიკული დაღლილობის მსხვეპრლი, დაკავდით სწორი დროის მენეჯმენტით.
ყველა წარმატებული ადამიანი ასე აკეთებს
ყველა წარმატებული ადამიანი ძალიან პროდუქტიულია. ისინი ბევრს მუშაობენ და ბევრსაც ასწრებენ, ეს კი ერთი და იგივე სულაც არ არის. პროდუქტიულობის ქვეშ, პირველ რიგში, მოიაზრება რეზულტატი და არა პროცესი. თქვენი მიზანია აიმაღლოთ შრომის უნარი და ეს მტკიცედ უნდა გქონდეთ გადაწყვეტილი. ადამიანები კარგავენ დროს უაზროდ, რადგანაც ვერაფრით ვერ დაალაგეს ყოველდღიურობა.
და თუ თქვენ გადაწყვიტეთ მაშინ ბოლომდე მიყევით, გაიმეორეთ ის, რასაც წარმატებული ადამიანები აკეთებენ მანამ, სანამ ეს ჩვევები თქვენი მეორე ნატურა არ გახდება. ძირითადი საიდუმლო ეფექტურობისა მდგომარეობს დროის სწორ განაწილებაში. დროის მენეჯმენტი გეხმარებათ არ გახდეთ ბიზნესის ან კარიერის მონა.
დაგეგმვა დროს გითავისუფლებთ
ისინი, ვინც წარმატებას მიაღწია ცხოვრებაში, დიდ დროს უთმოვენ დაგეგმვას. ყოველდღიური დაგეგმვა უბრალოდ აუცილებელია შრომის უნარის ამაღლებისა და დროის ეფექტურად წარმართვისათვის.
დაგეგმვა და ფიქრი ყოველთვის ქაღალდზეა აუცილებელი. თუ მიზანი არ არის ქაღალდზე, მაშინ ის არც არსებობს. დაგეგმილი დავალებები არასდროს მოგცემთ უფლებას გადაუხვიოთ დაგეგმილი გზიდან. პიტერ დრუკერი თავის წიგნში “ეფექტური მგეგმავი” მშვენიერ ანალოგიას აკეთებს, რომელიც დავალებების ფურცელზე ფიქსირებას უკავშირდება:
“ხალხი, რომელიც ბნელ შენობაში ცხოვრობს, მალევე კარგავს დროის შეგრძნებას. მაგრამ სრულ სიბნელეშიც კი ადამიანების უმრავლესობა ინარჩუნებს სივრცის შეგრძნებას. განთებულ, მაგრამ ჩაკეტილ შენობაში, თქვენ მალევე ვეღარ იგრძნობთ, თუ როგორ მიდის დრო. თუ თქვენ დათვლა მოგინდებათ, თუ რამდენი ხანი დაყავით ამ შენობაში, საკმაოდ მწარედ შეცდებით. ამიტომ, თუ ჩვენ დავუჯერებთ ჩვენს გონებას, ჩვენ ვერ მივხვდებით, თუ რა დრო გვეკარგება…”
მუშაობა დაგეგმილ საქმეებთან პირველივე დღეს გაზრდის ეფექტურობას 25%-ით. საღამოს მოამზადეთ სია, რომლითაც უნდა იხელმძღვანელოთ მომდევნო დღეს. როდესაც სამსახურში მიხვალთ, ყოველთვის გეცოდინებათ რითი დაიწყოთ დღე.
გააგრძელეთ ფურცელთან ერთად მუშაობა მთელი დღის მანძილზე: ახალი საქმის გამოჩენისას შეიტანეთ ის სიაში პრიორიტეტის მიხედვით სხვა დაგეგმილ საქმეებთან. შესრულებული სამუშაოს გადახაზვა კი არ დაგავიწყდეთ. ეს თქვენ მოგანიჭებთ შესრულებული სამუშაოთი მიღებულ სიამოვნებას, მოგიმატებთ ენთუზიაზმს და აგავსებთ ენერგიით.
დაგეგმვა დაიწყეთ დიდიდან პატარისაკენ, დიდხნიანიდან მოკლეხნიანისაკენ, ცხოვრების მიზნიდან უბრალო ჩვეულებრივი დღის გეგმამდე. ყველა დავალებას მიუწერეთ შესრულების ფიქსირებული დრო.
რთული დავალება ყოველთვის გადაანაწილეთ მცირე დავალებებად. აქ გამოგადგებათ გადაწყვეტილებების ხე, სადაც ხე მთავარი ამოცანაა, ხოლო მისი დამხმარე დავალებები ტოტებია. გააგრძელეთ ტოტების რიცხვის ზრდა, მანამ, სანამ შესასრულებელი დავალებები არ გამარტივდება.
მანამ, სანამ დაიწყეთ რაიმეს კეთებას, გაიხსენეთ 10/90-ის წესის შესახებ: დაგეგმვაზე დახარჯული დროის 10%, მისი შესრულებისას 90% დროს დაგიზოგავთ.
ყველაზე მთავარი – განვსაზღვოთ ყველაზე მნიშვნელოვანი
დროის მენეჯმენტის ამოცანა მდგომარეობს იმაში, რომ მალევე მიხვდეთ მთავარ საქმეს. პრიორიტეტების დალაგება შესაძლებლობას გაძლევთ ეფექტურად გამოიყენოთ თქვენი გეგმა, მიანიჭეთ ყველა დავალებას საჭიროების კოეფიციენტი.
მთავარი, საჭირო საქმის აღნიშვნის შემდეგ შეაფასეთ მისი შესრულების და არ შესრულების ვარიანტები. მნიშვნელოვან დავალებას სერიოზული გაგრძელებები ახლავს თან თუ დროზე არ იქნება შესრულებული.
პრიორიტებების განსაზღვრას კარგად ახორციელებს ა,ბ,გ,დ,ე მეთოდი. ეს დაგეგმვის ძალიან მარტივი სქემაა და შესაბამისას პრიორიტეტული დავალებები მოთავსებულია ზემოთ.
ასე, რომ დავალება, რომელიც აღნიშნულია ა-თი არის ყველაზე მნიშვნელოვანი, რომელსაც სერიოზული შედეგები მოყვება. მთავარი აზრი კი მდგომარეობს იმაში, რომ არ გადახვიდეთ ბ-ს შესრულებაზე, სანამ ა-ს არ მორჩებით და ა.შ.
ეფექტურობის კანონი
ერთ-ერთი საიდუმლო დროის სწორად წარმართვის კი არის მობილიზება და მიზანსწრაფულობა. ყველაფერი გააკეთეთ თანმიმდევრობით დროის გარკვეულ მონაკვეთში. თავის მინებება და შემდეგ დაბრუნება თქვენ ეფექტურობას სულ ცოტა 5-ჯერ ამცირებს.
მოცარტს შეეძლო ემუშავა კომპოზიციებზე და შეექმნა ნამდვილი შედევრი. მაგრამ ეს გამონაკლისია. ბახი, ჰაიდნი ან თუნდაც ვერდი კომპოზიციებზე დროის გარკვეული მონაკვეთის განმავლობაში მუშაობდნენ. ისინი არ იწყებდნენ ახალი კომპოზიციის შეთხზვას, თუ წინა არ ქონდათ დამთავრებული.
ფამოიყენეთ ეფექტურობის კანონი, რომელიც გეუბნებათ, რომ დრო შეიძლება არ გყოფნიდეთ, მაგრამ ყველაზე მთავარის შესრულებისათვის ის საკმარისია. თავს უნდა დააძალოთ და გააკეთოთ ის, რაც ყველაზე მნიშვნელოვანია, რაც უფრო დიდ შედეგს მოიტანს.
ყველა ტიპის საქმე ოთხ ჯგუფად შეიძლება დავყოთ:
სასწრაფო და მნიშვნელოვანი,
მნიშვნელოვანი, მაგრამ არა სასწრაფო,
სასწრაფო, მაგრამ არა მნიშვნელოვანი,
არც სასწრაფო და არც მნიშვნელოვანი.
ასეთი კლასიფიკაციის მეთოდი ატარებს ამერიკის პრეზიდენტის ეიზენხაუერის სახელს.
პირველ რიგში შესასრულებელი დავალებებია, სასწრაფო და მნიშვნელოვანი. ასეთი საქმეების გადადების მცდელობა შემდგომში სერიოზულ პრობლემებს შეგიქმნით, მათი შესრულება რაც შეიძლება სწრაფად უნდა შეძლოთ.
შემდგომ მოდის მნიშვნელოვანი, მაგრამ არა სასწრაფო საქმეები. ასეთი საქმეების გადადება შეიძლება, მაგრამ მათ შეიძლება დიდი გავლენა იქონიონ შორეულ პერსპექტივაში. ასეთ საქმეებს აქვთ თვისება გადაიქცნენ საჭირო და სასწრაფო საქმეებად, თუ მათ სულ გადადებთ. იმისათვის, რომ ეს არ მოხდეს, ცოტათი ადრე გადახედეთ, თუ რა დროში უნდა შეასრულოთ ის.
სასწრაფო, მაგრამ არა მნიშვნელოვანი საქმეები ნაკლებად უნდა გააკეთოთ. ასეთი დავალებები თქვენ დიდ რეზულტატს არ მოგცემთ და შეიძლება ცუდადად აისახოს თქვენს ეფექტურობაზე. ასეთი საქმიანობა თქვენი დროის რეზერვიდან გართმევთ დროს. ასეთი დავალებები ან უნდა ამოიღოთ ან შეამციროთ მათი რაოდენობა.
ლოგიკურად, არა სასწრაფო და არა მნიშვნელოვანი საქმეები არანაირ კავშირში არ არის თქვენს დაგეგმვასთან. ასეთი ტიპის სამუშაოები უბრალოდ უნდა გადახაზოთ სიაში.
რას ნიშნავს გამოთქმა “ბაყაყის შეჭმა”?
ძველი გამონათქვამმი ამბობს, რომ თუ დილით თქვენი პირველი მოვალეობაა შეჭამოთ ცოცხალი ბაყაყი, მაშინ თავი დაიმშვიდეთ, რომ ეს ყველაზე საშინელებაა, რაც მთელი დღის განმავლობაში შეიძლება გააკეთოთ.
ბრაიან ტრეისი, წარმატებული ბიზნეს-კონსულტანტი, ადარებს ბაყაყს ყველაზე უსიამოვნო და მნიშვნელოვან საქმეს, რომელიც უნდა გააკეთოთ დღის განმავლობაში. მასზე ფიქრით თქვენ ემოციურად იძაბებით. უნდა იფიქროთ ცივი გონებით, უბრალოდ აიღოთ და გააკეთოთ ის, ამით თქვენ არც ხასიათს გაიფუჭებთ და საქმესაც გააკეთებთ.
სიტყვა “არა” მოულოდნელად ზოგავს ბევრ დროს
დროის ორგანიზების ერთ-ერთი საუკეთესო საშუალებაა სიტყვა “არა”. ისწავლეთ უარის თქმა იმ დავალებებზე, რომლებიც თქვენს პრიორიტეტში არ შედის. იყავით ტაქტიანები და უარი თქვით ისე, რომ ადამიანი მიხვდეს, რომ თქვენ უარყოფთ დავალებას და არა ადამიანს.
გაერკვიეთ თუ რა დროს ხარჯავთ სამუშაოსთვის და რას თავისუფლად. აღნიშნეთ დავალებები, რომლებიც უბრალოდ დროს გაკარგვინებთ ხშირად (მაგალითად, კოლეგებთან სიახლეების გარჩევა, ტელევიზორის უაზროდ ყურება ან სარეკლამო ბროშურების და გაზეთის სვეტების კითხვა).
შეადგინეთ რეიტინგი ასეთი დავალებების, დაარქვით “ამას აღარასდროს გავაკეთებ” და შეიტანეთ მასში საქმიანობები, რომელსაც არანაირი სარგებელი არ მოაქვს და ოდნავადაც არ გაახლოვებთ თქვენს მიზანთან.
3 კითხვა თქვენი ეფექტურობისათვის
ყოველთვის კითხეთ თქვენ თავს, თუ როგორ ასრულებთ დავალებებს და აქვთ თუ არა მათ შედეგი. ყოველდღიურად დაუსვით თქვენ თავს 3 კითხვა:
რომელია ყველაზე ღირებული და მნიშვნელოვანი დავალებები?
რა შემიძლია გავაკეთო მე და მხოლოდ მე, რაც საგრძნობლად გააუმჯობესებს მდგომარეობას?
როგორ გამოვიყენო დრო სარგებლის მომტანი საქმიანობით?
ამ კითხვებზე პასუხის გაცერმა გააორმაგებს თქვენს შრომისუნარიანობას.
რა შეუძლია ნაგვის ყუთს?
ხალხი, რომელიც მუშაობს დადებითი რეზულტატებით, მუშაობენ სუფთა მაგიდასთან. არაპროდუქტიულ და მოუწესრიგებელ ხალხს კი მაგიდაზე ველური ქაოსი აქვთ. გამოიმუშავეთ თვისებამ, რომ სწორად დაალაგოტ საბუთები, გადაყაროთ არასაჭირო და იმუშაოთ სუფთა მაგიდასთან. მეცნიერულად დადასტურებულია, რომ სამუშაოს 30% იკარგება საჭირო დოკუმენტის ან ფურცლის ძებნაში. ნაგვის ყუთი ყველაზე ეფფექტური ინსტრუმენტია დროის განაწილებისა და მაგიდის სისუფთავისათვის.
წონასწორობის პრინციპი
ყველაზე მარტივი მეთოდი, რომ გაექცეთ პანიკას ბევრი სამუშაოს შესრულებისას არის საკუთარი თავისთვის თქმა, რომ “მე შევძლებ ამას, მხოლოდ მე” და დაიწყოთ მშვიდად მუშაობა. თქვენს წინაშე მდგარი სამუშაოს ანალიზისას, ყოველთვის აღმოაჩენთ, რომ დრო გყოფნით ყველაფერზე.
მიაქჩიეთ ყურადღება, რომ თქვენს ცხოვრებაში შენარჩუნდეს წონასწორობ. გადაღლამდე მუშაობა ნამდვილად არ მოგიტანთ სარგებელს, მოატყუებთ ორგანიზმს, მაგრამ მოგვიანებით ის მაინც იჩენს თავს.
მაგრამ იმისთვის, რომ ეფექტურები იყოთ, მხოლოდ დროის მენეჯმენტი არ კმარა. აუცილებელია ჯანმრთელობაზე ზურნვა და კარგ ფიზიკურ ფორმაში ყოფნა. თქვენს ცხოვრებაში უნდა იყოს დრო სამუშაოსთვის, ოჯახისთვის და დასვენებისათვის.
წონასწორობის პრინციპი კი გახლავთ შემდეგი: განსაზღვროთ სახლში გატარებული და სამუშაოზე გატარებული დრო.
პირველ ადგილზე, რა თქმა უნდა, უნდა იყოთ თქვენ და თქვენთვის მნიშვნელოვანი ადამიანები, სწორედ ამიტომ უნდა იმუშაოთ ეფექტურად.
